Een factuuropdracht aanmaken kan op elk moment, zolang de cursist maar bekend is in Osiris
In onderstaande stappen wordt ervan uitgegaan dat de cursisten gekoppeld zijn aan het onderwijs en dat de werkgevers bij de cursisten ook zijn ingevoerd.
Draai eerst de lijst met cursisten uit die weergeeft wie er betaalt, en, in het geval dat dat de werkgever is, wie de werkgever is. Dit is niet nodig wanneer een factuur op individuele basis wordt gemaakt. Dit is ook niet nodig als je zeker weet dat de cursist handmatig is ingevoerd en er dus geen aanmelding en werkgeversgegevens voor handen zijn. In dat geval kan begonnen worden met de stap “Maak een factuuropdracht aan voor gevolgd onderwijs door op het groene plusje te klikken.”
- Ga naar het scherm 9.6.12 dossier inkomende studenten.
- Kies in het rechter gedeelte van het scherm bij lay-out voor ‘debiteur gegevens’
- Zoek de cursisten waar een lijst van gemaakt moet worden. Maak hier gebruik van ‘uitgebreid zoeken’. Wanneer de velden bij uitgebreid zoeken zijn ingevuld, klik dan op ‘sluiten’ rechtsboven in het zoekvenster van ‘uitgebreid zoeken’. Klik tenslotte op ‘Uitvoeren’.
Voorbeeld 1
Zoek alle cursisten die gekoppeld zijn aan alleen de cursus ‘ZZ-BKPH-BKL1’ met als aanvangsblok ‘JAN’ en collegejaar 2020
Vul de volgende velden in bij ‘uitgebreid zoeken’:
o Menukeuze ‘Cursus’ > veld ‘Cursus’ = ‘ZZ-BKPH-BKL1’
o Menukeuze ‘Cursus’ > veld ‘Collegejaar = ‘2020’
o Menukeuze ‘Cursus’ > veld ‘Aanvangsblok’ = ‘JAN’
Voorbeeld 2
Zoek alle cursisten die gekoppeld zijn aan de cursussen beginnend met ‘ZZ-BKPH%’ (Vaak zijn dit alle cursussen die in een examenprogramma zitten) met als aanvangsblok ‘JAN’ en collegejaar 2020
Vul de volgende velden in bij ‘uitgebreid zoeken’:
o Menukeuze ‘Cursus’ > veld ‘Cursus’ = ‘ZZ-BKPH%’
o Menukeuze ‘Cursus’ > veld ‘Collegejaar = ‘2020’
o Menukeuze ‘Cursus’ > veld ‘Aanvangsblok’ = ‘JAN’
Aan te raden is om de gemaakte selectie op te slaan ‘opslaan als’ (in het hoofdzoekvenster) zodat deze kan worden hergebruikt. De opgeslagen selectie is op te vragen in het pull-down menu in de zwarte balk waar ‘Zoeken’ in staat.
- Open de excel-lijst met studenten en bijbehorende debiteurgegevens en ga door met de volgende stappen.
(Zie scherm 2.3.81 Factuur / Zie menukeuze: Student > Inschrijvingen niet CROHO > Facturen)
- Maak een factuuropdracht aan voor gevolgd onderwijs door op het groene plusje te klikken.
- Verander niets aan de ‘aanmaakdatum’.
- Vul bij ‘collegejaar’ het collegejaar in wanneer het onderwijs gevolgd is.
- Vul bij ‘Omschrijving’ een logische omschrijving in zodat de factuuropdracht makkelijk terug te vinden is, des cursist ziet dit niet, dit is een eigen omschrijving aan de factuuropdracht. Vb. ‘Professioneel coachen module 1 sept 2021’.
- Kies bij ‘betaalwijze’ voor ‘INEENS’, de andere waarde mag niet gebruikt worden. Verzoek tot gespreide betaling kan gedaan worden bij FEZ. Wanneer toch voor de andere waarde gekozen wordt leidt dit tot problemen in de koppeling met het financiële systeem!
- Laat het veld ‘Vervaldatum factuur’ leeg!
- Laat alle velden bij ‘schrijf in voor opleiding’ (Opleiding, Voltijd/deeltijd etc…) leeg!!
- Koppel de relevante artikelen aan de factuur
- Pas indien van toepassing prijs van artikelen aan (geldt voor alle cursisten)
- Klik op het groene plusje bij ‘Artikelen bij factuur’ om de te factureren artikelen toe te voegen. Eventueel kan de prijs nog aangepast worden, dit geldt dan voor alle cursisten in de factuur opdracht. Uitleg over hoe een cursist minder hoeft te betalen volgt verder op bij ‘kortingen’.
- Klik op de knop ‘Opslaan’
- Ga naar het tabblad ‘studenten’
- Klik op de dubbele groene plusje om meerdere cursisten tegelijk toe te voegen.
- Maak eventueel nog een subselectie op de cursisten en klik op de knop ‘Voeg toe’
- Laat de volgende velden in alle gevallen leeg: Rekeningnummer, BIC-code, Naam rekeninghouder en productcode
- Koppel indien van toepassing werkgever (als debiteur) aan cursist als blijkt dat de werkgever betaalt. Doe dit in het veld ‘Betaling door werkgever’.
- Voer indien van toepassing referentienummer / kostenplaats in welke op de factuur moet komen te staan. Doe dit in het veld ‘Inkoopnummer’.
- Wanneer de werkgever niet betaalt maar de cursist zelf, laat dan de velden ‘Betaling door werkgever’ en ‘Inkoopnummer’ leeg.
- Ga naar het tabblad ‘kortingen’ wanneer bepaalde student minder hoeven te betalen voor een individueel artikel.
- Klik op het groene plusje om de cursist toe te voegen die korting krijgt
- Kies vervolgens het artikel bij het veld ‘artikel’ waar korting op van toepassing is
- Geef bij het veld bij ‘bedrag’ het kortingsbedrag in. Dus als de prijs van een artikel 1000,- is en de cursist hoeft maar 750,- te betalen dan is het kortingsbedrag 250,-.
- Klik tenslotte op de knop ‘Opslaan’
- Geef aan de debiteurenadministratie door (conform bestaande afspraken):
- Dat er een factuuropdracht klaar staat met de eerder ingevoerde ‘omschrijving’
- Bij welk cluster u werkzaam bent
- Vanaf dat moment mag de factuur inhoudelijk niet meer aangepast worden. Indien er cursisten missen dan kan een nieuwe factuur aangemaakt worden conform voorgaande stappen.
- Wanneer de factuuropdracht een verzenddatum heeft, betekent dit dat de debiteurenadministratie deze heeft opgepakt. De facturen worden vervolgens X dagen na de verzenddatum verstuurd.