Een artikel maak je aan om iets te kunnen factureren en te specificeren op de factuur. Denk aan de hele opleiding, een onderdeel van een opleiding (cursus) of studiemateriaal. (Zie scherm 3.5.03 Referentietabellen Artikelen / Zie menukeuze: Beheer > Referentietabellen > Student Inschrijven > Artikelen)
- Klik op het groene plusje om een artikel aan te maken.
- Vul bij ‘artikel’ de code van het artikel in. Hanteer hiervoor de code van de opleiding (vb. ZZ-HBIG) of de code van de cursus (vb. ZZ-BKPH-BKL1) of de code van de opleiding plus bijvoorbeeld de afkorting van een boek. Zorg er in ieder geval voor dat de code herleidbaar is naar de opleiding.
- Vul bij ‘bedrag’ het bedrag in dat gefactureerd moet worden.
- Vul bij ‘kostenplaats’ de kostenplaats in bijv. ‘XABC900’.
- Vul bij ‘kostendrager’ de kostendrager in die bij de opleiding hoort, bijv. ‘XC100’.
- Hanteer bij de rest van de velden (Vordering: debet/credit en Doorbelasting debet/credit) in deze rij de waarden die bij andere artikelen zijn vastgelegd, dat is voor elk artikel het zelfde. Laat het veld BTW leeg.
- Vul bij de velden ‘omschrijving’ en ‘omschrijving (Engels)’ de omschrijving van het artikel in. Dit is de omschrijving die op de factuur komt te staan. Indien er geen Engelse omschrijving is, vul dan de Nederlands omschrijving ook bij de Engelse omschrijving in. vb. Basiscursus echografie - Verkort
- Vul bij ‘contactpersoon’ de naam van de medewerker in die contactpersoon is bij de cursus. Vaak is dit de naam van de onderwijsondersteuner. Deze waarde komt niet op de factuur.
- Doe niets met de maandbedragen. Dit wordt niet gebruikt.
- Klik bij ‘Incassotermijn bij artikel’ op het groene plusje om een incasso termijn aan te maken. De gegevens die hier ingevuld moeten worden zijn verplicht maar zeggen verder helemaal niets.
- Kies als incassodatum de laatste schooldag van het collegejaar (31-8), hier gebeurd dus verder niets mee.
- Vul bij bedrag het zelfde bedrag in als dat bij het bedrag van het artikel ingevuld is.
- Klik op de knop opslaan.