Er wordt gewerkt vanuit de tegel ‘Learning Agreements’, die te vinden is op het beginscherm van OSIRIS:

Hier is voor zowel het inkomende als het uitgaande proces zichtbaar wat de werkvoorraad is.

1.    Klik op ingediend.
2.    Scherm 2.3.20 opent:

3. Ga met het pijltje naar de Learning Agreement van de betreffende student².

Het scherm 2.1.119 wordt geopend. Hierin kan men de Learning Agreement beoordelen:

4.    Controleer de aanvangs- en einddatum¹. Dit lijkt misschien een klein detail, maar is van wezenlijk belang voor een eventuele beursaanvraag van de student. Wijs een aanvraag af als deze data niet juist zijn.
5.    Vul de contactpersoon (tekenbevoegde) in².
6.    Controleer het OSIRIS- en partnerprogramma van de student⁴.
   

Let bij het OSIRIS-programma op het volgende:

• De erkende punten worden aan de student getoond bij het Learning Agreement in OSIRIS Student.
• De erkende punten worden standaard gevuld met het maximum aantal punten van het examenonderdeel indien ingevuld. Indien het maximum hoger is dan 30 studiepunten, dient het aantal erkende punten te worden aangepast naar 30.
• Als er geen maximum aantal punten is ingevuld, wordt het minimum aantal punten gebruikt. Indien het minimum hoger is dan 30 studiepunten, dient het aantal erkende punten te worden aangepast naar 30.

NB: De interne aantekeningen kunnen optioneel gevuld worden. Deze zijn niet zichtbaar voor de student.

7.    Als het verzoek afgewezen gaat worden, dient het commentaarveld gevuld te worden met de reden waarom³.  Dit commentaar wordt verzonden naar de partnerinstelling en de student.

8.    Als de beoordeling volledig is, kan men verdergaan door op de knop ‘Acties’ te klikken⁵. De volgende acties zijn beschikbaar:

9. Vanaf hier zijn er twee mogelijkheden:

1. Afkeuren: Bij afkeuren wordt het commentaar dat ingevuld is bij stap 7 zichtbaar in OSIRIS Student. De student ontvangt hiervan een mededeling. De student moet hierop actie ondernemen en de aangepaste Digital Learning Agreement opnieuw indienen.
2. Goedkeuren: Bij goedkeuren hoeft de student geen verdere actie te ondernemen. De Learning Agreement wordt aangeboden bij de partnerinstelling voor goedkeuring.
   1. Bij goedkeuring door de partner is geen verdere actie vereist, en komt de status van de Learning Agreement op ‘Definitief’ te staan.
   2. Bij afkeuren door de partner wordt hun commentaar zichtbaar in veld ‘Commentaar partner’, wordt de status van de Learning Agreement op ‘Afgekeurd door Partner’ gezet en: Zie 9a.
3. Genereer en upload LA: Zie punt 13.
4. Status Learning Agreement wijzigen: Zie punt 15 (advies: begin bij punt 13).

Wat gebeurt er als de student een wijziging doorgeeft voor een Learning Agreement met de status ‘Definitief’?

10.    Wanneer de student een wijziging van de Learning Agreement doorgeeft, wordt de status van de Learning Agreement op ‘ingediend’ gezet. In scherm 2.1.119 wordt voor de gewijzigde gegevens een nieuw regel-item getoond:

11.    Onder het tabblad “Partnerprogramma” worden de doorgegeven wijzigingen getoond:

12.    Gebruik de knop ‘acties’ om de wijziging goed of af te keuren (zie punt 8).

Genereer en upload LA

13.    Deze optie wordt gebruikt voor partners binnen Europa, die nog niet aan zijn gesloten op het EWP-berichtenverkeer. De student vindt de gegenereerde LA terug in de studentmodule, en kan deze daar ook downloaden. Medewerkers vinden het document terug bij de student in scherm 2.1.09 (Documenten).
14.    De student downloadt de LA en stuurt de LA door naar de Partner. Deze ondertekent de LA en retourneert deze naar de Student. De partner kan de LA goed- of afkeuren.
15.    Bij ontvangst van een volledig ondertekende LA kan de juiste status worden gegeven door middel van de optie ‘Status Learning Agreement wijzigen’ in het menu ‘Acties’.