Hoe verifieer je de identiteit van de student?
In OSIRIS wordt op het tabblad ‘Personalia’ onder ‘Studentgegevens’ het legitimatiebewijs van de student geregistreerd. Indien het verifiëren van de identiteit van de student niet via de GBA-controle (centrale verificatie) lukt, wordt de onderwijsinstelling (decentrale verificatie) geacht de verificatie uit te voeren. Decentrale verificatie van de identiteit zal voornamelijk gelden bij studenten die in het buitenland woonachtig zijn, omdat zij niet in het GBA zijn opgenomen.
Na ontvangst van een kopie paspoort of identiteitskaart zal STAD het legitimatiebewijs van de student controleren en in OSIRIS registreren; in geval van centrale verificatie worden de betreffende velden automatisch in OSIRIS gevuld (of in geval van een bestaande decentrale verificatie overschreven) met gegevens die door Studielink via het GBA zijn geverifieerd.
Als de student een naam heeft met diakritische tekens die niet allemaal in de lijst van Functioneel Beheer staan, worden er geen diakrieten opgevoerd.
Aandachtspunten verificatie identiteit
Onderstaande aandachtspunten zijn in OSIRIS van belang bij het controleren van de identiteit.
| Veld |
Aandachtspunt |
|---|---|
| Geldigheidsdatum/ingangsdatum |
Document moet geldig zijn op moment van start studie |
| Achternaam |
Conform legitimatiebewijs (let op diakritische tekens) |
| Voornamen |
Conform volgorde legitimatiebewijs (let op diakritische tekens). Indien onbekend, vul een punt (.) in. |
| Voorletters |
Conform volgorde legitimatiebewijs. Indien onbekend, vul een punt (.) in. |
| Voorvoegsels |
Alleen vullen zoals op legitimatiebewijs indien van toepassing. |
| Roepnaam |
Moet gevuld worden, indien onbekend, vul een punt (.) in. |
| Geboortedatum |
Conform volgorde legitimatiebewijs. Indien onbekend: vul 01-01-jaartal in en vink het veld "dag geb. onbekend" met 'Ja'. |
| Nationaliteit |
Conform volgorde legitimatiebewijs. Land wat je invuld moet de actuele naam zijn. |
| Geboorteland |
Conform volgorde legitimatiebewijs. Moet bestaan ten tijd van geboortedatum. Indien onbekend: vul met een X. |
| Datum (aanvraag) verblijfsdocument |
Van toepassing indien de student een niet-EER nationaliteit heeft conform datum verblijfsdocument. |
| Handtekening |
Moet altijd op het legitimatiebewijs vermeld staan. |
Daadwerkelijke verificatie identiteit
Zoek via Student – Student - Studentgegevens de betreffende student op en ga naar het tabblad ‘Studentgegevens’- ‘Personalia’.
- Vul legitimatiemiddel, legitimatienummer en afloopdatum.
- Klik op de button [Actie: Verifieer student] en vul de gevraagde velden in het pop-up scherm.
- Klik op de button [ Opslaan].
De gegevens gaan nu met alle evt. wijzigingen naar Studielink en zijn zichtbaar voor de student.
OSIRIS geeft een waarschuwing bij opslaan
Het kan zijn dat OSIRIS een waarschuwing geeft bij het opslaan en verifiëren van de ID gegevens van de student. Hierin geeft OSRIS aan dat de ingevoerde data niet overeenkomen met de data die aangeleverd zijn door DUO (te vinden op tabblad ‘Personalia – DUO/SL’). De waarschuwing kun je negeren. DUO vult daar de datum waarop het ID document is afgegeven, niet de ingangsdatum van de nationaliteit.
OSIRIS controleert ook of de eerste en tweede nationaliteit niet gelijk aan elkaar zijn, wanneer dit het geval is geeft OSIRIS ook een waarschuwing.
Corrigeren geverifieerde gegevens
Zolang de identiteit van de student nog niet geverifieerd is (verificatiestatus = ‘Niet geverifieerd’), is het mogelijk om correcties in het tabblad ‘Personalia’ onder ‘Studentgegevens’ door te voeren. Indien ná de daadwerkelijke verificatie blijkt dat er gegevens niet correct zijn ingevoerd kunnen alsnog correcties worden doorgevoerd.
Zoek via Student – Student - Studentgegevens de betreffende student op en ga naar het tabblad ‘Personalia’. Klik op de button [Actie] en kies voor “Afmelden Student”. Sla vervolgens de gewijzigde gegevens op. Corrigeer hierna de betreffende velden, klik op de button [Actie], kies voor “Verifieer Student”, vul de gegevens in het pop-up menu in en sla de gegevens op middels [Opslaan].
Let op: van elke wijziging die na verificatie doorgevoerd wordt, krijgt de student in Studielink bericht.
