Bij het controleren van de kopie diploma zijn onderstaande aandachtspunten van belang en let op dat je de examendatum en extensiedatum controleert.

Komt een student na onderbreking terug op dezelfde opleiding, dan zal de vooropleiding opnieuw op toelaatbaarheid gecontroleerd moeten worden.

Zoek via Student – Student de betreffende student op en ga naar het tabblad ‘Opleiding’ -‘Vooropleiding’ (menu 2.1.30).

1. Vul de omcirkelde velden.
2. Klik op de button [Acties] – ‘Verifieer Vooropleiding’ en vul de gevraagde velden in het pop-up scherm in.
3. Klik op de button [Opslaan] om de verificatie daadwerkelijk op te slaan. 

De gegevens gaan nu met alle evt. wijzigingen naar Studielink en zijn zichtbaar voor de student.

Indien een student een deficiëntie heeft in de vooropleiding, registreren we dat op de volgende manier:

• De behaalde vooropleiding wordt geverifieerd (voor handmatige verificatie zie Daadwerkelijke decentrale verificatie vooropleiding)
• Als tweede vooropleiding voer je “CERTIFICAAT HAVO”, “CERTIFICAAT VWO” of “MBO CERTIFICATEN” in en vul in de onderste helft van het scherm het deficiënte vak in. Dit doe je ook wanneer de ingevoerde vooropleiding nog niet behaald is, maar je ziet al dat deze vooropleiding niet voldoende is om rechtstreeks toegelaten te worden.
• Ga naar het tabblad ‘Inschrijvingen CROHO’ –‘ Inschrijvingen’ en verander de status van het veld “Status vooropleiding” in “Deficiënt via instelling”. De student krijgt nu "mogelijk niet toelaatbaar" te zien op Studielink.
• Wanneer STAD bewijs ontvangt dat het deficiënte vak behaald is, kan de vooropleiding “CERTIFICAAT HAVO”, “CERTIFICAAT VWO” of “MBO CERTIFICATEN” met bijbehorende vakken geverifieerd worden. Ook moet het veld “Status vooropleiding” veranderd worden in “Sufficiënt via Instelling’.
• “MBO CERTIFICATEN”: eerst het vak verifiëren en daarna het MBO-certificaat. De cijfers worden naar boven afgerond: 5.6 wordt 6.0.
• Vervolgens kan de student handmatig worden ingeschreven, mits de student aan alle overige inschrijfverplichtingen heeft voldaan.

Zolang de vooropleiding nog niet is geverifieerd (verificatiestatus = ‘Niet geverifieerd’), is het mogelijk om correcties op het tabblad ‘Opleiding’ - ‘Vooropleiding’ door te voeren. Indien ná de daadwerkelijke verificatie blijkt dat er gegevens niet correct zijn ingevoerd kunnen alsnog correcties worden doorgevoerd.

Zoek via Student – Student - Studentgegevens de betreffende student op en ga naar het tabblad ‘Opleiding’ - ‘Vooropleiding’. Klik op de button [Acties] en kies voor ‘afmelden vooropleiding’. Sla vervolgens de gewijzigde gegevens op. Corrigeer hierna de betreffende velden, klik op de button [Acties] en kies voor ‘verifieer vooropleiding’, vul de gegevens in het pop-up menu in en sla de gegevens op middels [Opslaan].

Let op: van elke wijziging die na verificatie doorgevoerd wordt, krijgt de student in Studielink bericht.

In het detailscherm van de croho-inschrijvingen van de student is een veld 'Toelatinggevende vooropleiding'. De functionaliteit van dit veld is als volgt:

• Op dit veld zit een picklist die alle (geverifieerde én niet-geverifieerde) vooropleidingen van de student toont. Tevens toont de picklist altijd de vooropleiding ‘GEEN’. Als de student bijvoorbeeld als vooropleidingen ‘MAVO’ en ‘HAVO N+T’ heeft, dan toont de picklist de volgende waarden: ‘MAVO’, ‘HAVO N+T’ en ‘GEEN’. Daarbij is de sortering van de picklist dat eerst alle geverifieerde vooropleidingen worden getoond, daaronder de niet-geverifieerde vooropleidingen en tenslotte ‘GEEN’.
• De gebruiker is niet verplicht om een waarde in dit veld in te voeren. Als de gebruiker een waarde invoert in dit veld, moet die waarde altijd voorkomen als vooropleiding van de student of ‘GEEN’ zijn.
• Als de gebruiker bijvoorbeeld ‘HAVO N+T’ kiest als waarde voor het nieuwe veld ‘Toelatinggevende vooropleiding’, dan geeft de gebruiker daarmee aan dat dié vooropleiding toelating geeft tot de opleiding van het inschrijfrecord.
• Als de gebruiker bijvoorbeeld ‘GEEN’ kiest als waarde voor het nieuwe veld ‘Toelatinggevende vooropleiding’ dan geeft de gebruiker daarmee aan dat de student geen enkele toelatinggevende vooropleiding heeft om toegelaten te worden tot de opleiding van het inschrijfrecord.

Aandachtspunten bij deze functionaliteit:

• In het Selectiefilter zal ook op het nieuwe veld geselecteerd kunnen worden.
• In de controle die OSIRIS op de vooropleidingen van de student doet, zal ook rekening gehouden gaan worden met dit nieuwe veld.
• Als in het nieuwe veld 'GEEN' wordt gekozen als 'Toelatinggevende vooropleiding', dan kleurt het Stoplicht GEEL voor beide Stoplicht-criteria. Immers, de student is dan niet toelaatbaar.
• Voor studenten bij wie het veld 'Toelatinggevende vooropleiding' leeg is, zullen gewoon de gebruikelijke controles van vooropleidingen gedaan blijven worden.
• Als het veld 'Toelatinggevende vooropleiding' is gevuld (én alle relevante Stoplicht-criteria staan op GROEN), dan is het mogelijk deze student Automatisch in te schrijven op de opleiding. (dit geldt ook voor buitenlandse vooropleidingen en colloquim doctum)
• Bij het verwijderen van een vooropleiding van een student zal een waarschuwing gegeven worden als de desbetreffende vooropleiding als ‘Toelatinggevende vooropleiding’ is geregistreerd bij een inschrijfrecord van de student. Als de gebruiker desondanks toch de vooropleiding wil verwijderen, dan zal de desbetreffende ‘Toelatinggevende vooropleiding’ bij het inschrijfrecord geleegd worden.
• Als het veld ‘Toelatinggevende vooropleiding’ gevuld is met een vooropleiding van de student of nog leeg is of gevuld met ‘GEEN’, in alle gevallen zal OSIRIS ook naar de (andere) vooropleidingen van de student kijken om te bepalen of hij toelaatbaar is tot de opleiding. Mogelijk dat die andere vooropleiding een hogere rangorde heeft en de student al op grond van dié vooropleiding toelaatbaar is.