Welke financiele acties regelt OSIRIS en welke AFAS?

Tussen het financiële systeem (AFAS) en OSIRIS bestaat een koppeling (interface). Deze bestaat uit een zeven-trapsraket met informatiestromen.

 

Wanneer de student heeft voldaan aan alle toelatingsvoorwaarden behalve betaling (actiefcode 3 voor vooraanmelders of 7 voor herinschrijvers), zal OSIRIS op het tabblad ‘Debiteur’ de hoogte van het collegegeld berekenen. Op dit moment zijn er nog geen journaalposten aangemaakt. Echter het tabblad ‘Debiteur’ onder het tabblad ‘Inschrijven CROHO’ wordt wel automatisch gevuld, waarna een machtiging kan worden vastgelegd.

Wanneer een student “INEENS” betaalt (via pin/bank/giro, zonder (digitale)machtiging), stuurt OSIRIS een melding naar het financiële systeem (AFAS) dat iemand op deze wijze wil betalen. Daarna wacht OSIRIS eerst op een signaal van het financiële systeem (dit wil zeggen een terugmelding van ontvangst van betaling door de student) alvorens status 3 of 7 te wijzigen in status 4. Na de terugmelding wordt er een journaalpost aangemaakt betreffende de betaling.

Wanneer een student een (digitale)machtiging heeft afgegeven of een bewijs van betaald collegegeld heeft ingeleverd is aan de betalingsverplichting voldaan en krijgt de student actiefcode 4. Er wordt een journaalpost aangemaakt.

Wat regelt OSIRIS?

M.b.t. betaling van het collegegeld regelt OSIRIS onderstaande zaken:

  • Het vastleggen van inschrijvingen
  • Automatische berekening van het collegegeld bij:
    - Inschrijven;
    - Uitschrijven;
    - Wijziging inschrijfperiode;
    - Wijziging voltijd/deeltijd;
    - Wijziging betaalwijze;
    - Wijziging fase;
    - BBC (Bewijs Betaald Collegegeld) of andere korting;
    - Wijziging nationaliteit;
    - Wijziging verblijfsvergunning.
  • Toeschrijven van collegegeld aan juiste boekperiodes
  • Automatisch genereren journaalposten voor financieel systeem

Wat regelt AFAS?

M.b.t. betaling van het collegegeld regelt AFAS onderstaande zaken:

  • Boeken van ontvangen collegegelden (bij betaling ineens)
  • Boeken van ontvangen (termijn) betalingen via incasso
  • Maken van incassobestanden (en restituties)
  • Debiteurenbewaking
  • Aanmaningen
  • Verwerken storneringen

Wat zijn journaalposten?

Wanneer OSIRIS spreekt over journaalposten, worden geldbedragen bedoelt welke van AFAS naar OSIRIS komen, of van OSIRIS naar AFAS gaan.

Waar vind je de journaalposten?

Zoek de student op via Student – Student – Studentgegevens en ga naar het tabblad ‘Inschrijven CROHO’- ‘Debiteuren’ (menu 2.1.33).  
De journaalposten vind je vervolgens terug door te klikken op het omcirkelde pijltje:

 

Het onderstaande scherm wordt geopend. Wanneer er een wijziging in de gegevens van de student plaatsvindt, wordt er een nieuwe financiële regel aangemaakt.