Voor elk cohort wordt voor alle Examenprogramma’s een nieuw programma gebouwd. Wanneer een curriculum in een volgend studiejaar niet wijzigt ten opzichte van het jaar ervoor, kan het al bestaande Examenprogramma worden gekopieerd naar het nieuwe studiejaar.

Vergeleken met het bouwen van een nieuw programma, is het kopiëren een heel snelle manier om een Examenprogramma voor het nieuwe studiejaar te krijgen. Deze werkwijze kan ook gebruikt worden als er één of enkele wijzigingen zijn aangebracht in het curriculum (enkele nieuwe vakken of bijvoorbeeld één gewijzigd examenonderdeel). Je kunt de kopie van het programma, die automatisch de status concept krijgt, verder bewerken en de benodigde aanpassingen doen om het nieuwe programma correct in te voeren.

Wanneer niet de structuur maar wel het onderwijs qua inhoud wijzigt, kun je bij het kopiëren ervoor kiezen om alleen de structuur van het Examenprogramma te kopiëren (standaard). Wanneer er maar een paar cursuscodes afwijken ten opzichte van het jaar ervoor, is het handig om ook het onderwijsprogramma dat eraan gekoppeld is, mee te kopiëren.

Je gebruikt voor een nieuw studiejaar voor elke studiefase een nieuw aangemaakt óf gekopieerd Examenprogramma. Dit programma zal gaan gelden voor de nieuwe ‘lichting’ studenten (cohort).

De studenten van het vorige jaar, blijven gekoppeld aan hun eigen Examenprogramma.

Er zijn een aantal situaties waarin er bij de start van een nieuw Examenprogramma, in het ‘oude’ Examenprogramma vervangingsregels voor bepaalde cursussen moeten worden opgenomen:

• Het aantal of de creditverdeling van de toetsen die bij de cursus horen, is gewijzigd.
• Hierdoor wijzigt de cursuscode en is er een vervangingsregeling nodig op de oude cursuscode.
• De inhoud van een cursus wijzigt in het nieuwe studiejaar. Niet alle studenten hebben de cursus uit het ‘oude’ Examenprogramma afgerond. Er komt een nieuwe cursus in het nieuwe Examenprogramma.
• Zolang er een aparte toets op de oude cursus wordt aangeboden voor herkansingen, is er geen vervangingsregeling nodig. De studenten van het ‘oude’ Examenprogramma kunnen zich dan nog inschrijven voor de toets bij de ’oude’ cursus. In het nieuwe Examenprogramma is de nieuwe cursuscode opgenomen in het onderwijsprogramma.
• Wanneer studenten het ‘oude’ vak kunnen herkansen maar de keuze krijgen om de nieuwe cursus als vervanging te mogen behalen, is er een vervangingsregel in het oude Examenprogramma nodig.
• Wanneer studenten het ‘oude’ vak niet meer kunnen herkansen maar de nieuwe cursus moeten behalen, is er een vervangingsregel in het oude Examenprogramma nodig. Daarmee zal het systeem automatisch verwerken dat deze studenten geen resultaat meer nodig hebben op de oude cursuscode, maar op de nieuwe. De studenten behouden hetzelfde Examenprogramma.

Via het menu-onderdeel Vervangingsregels kunnen de regelingen worden ingevoerd. Een vervangingsregel maak je aan in het ‘oude’ Examenprogramma, op het niveau van het examenonderdeel waarin de te vervangen cursus was opgenomen. Wanneer een vervangingsregeling is ingevoerd, maakt het voor het systeem niet meer uit of een student een voldoende behaald heeft op de oude code of op de nieuwe: zolang aan één van twee is voldaan, is het systeem in staat om dit mee te tellen in de eisen van het Examenprogramma.

Voor de administratieve verwerking van de resultateninvoer door docenten is dit een groot voordeel: de docent hoeft geen rekening te houden met de gewijzigde cursuscode over de jaren bij het invoeren van de resultaten op een toets. Zowel oude als nieuwe studenten zijn ingeschreven op hun eigen toets en kunnen alleen een resultaat geboekt krijgen op de voor hun geldende cursuscode.