Hoe schrijf je groepsgewijs studenten in op een cursus/toets?
Cursus-inschrijven (groepsgewijs)
In deze instructie wordt beschreven op welke wijze je een groep studenten tegelijkertijd op een cursus kunt inschrijven. Tevens wordt beschreven op welke wijze je groepsgewijs studenten kunt uitschrijven of uitsluiten van een cursusinschrijving. Opmerking: een groep kan ook bestaan uit slechts één student. Het inschrijven op onderwijs van één student is derhalve hier ook mogelijk.
Ga naar menu 2.4 : Student->Inschrijven onderwijs ->Cursus
Het scherm wordt geopend in de zoekmodus.
Een of meerdere cursussen selecteren
Door middel van het invoeren (van een deel) van bijvoorbeeld een cursuscode, collegejaar of korte naam kunnen cursussen worden geselecteerd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de jokertekens (% en _). Klik hierna op [Zoeken] om de cursussen te tonen die aan de zoekcriteria voldoen.
Ook kunnen op basis van [Uitgebreid zoeken] cursussen worden geselecteerd die aan geselecteerde criteria voldoen.
In dit scherm kan alleen op cursussen worden gezocht met de status 'Definitief' (het cursusaanbod met de status 'Concept' of 'Geconsolideerd' is hier dus niet zichtbaar). Tevens worden alleen cursussen getoond waartoe de faculteit bevoegd is om op in te schrijven.
Aan de rechterkant worden de cursussen getoond die aan de selectiecriteria voldoen.
Middels een klik op de knop (zie pijltje) of door een dubbelklik op de regel kom je in het veld waar je studenten(groepen) kunt inschrijven voor de cursus. Links in de menustructuur kun je navigeren naar de overige opties zoals studenten uitschrijven voor en uitsluiten van toetsen.
Uitleg menu-onderdelen
| Cursus: | Op dit scherm worden de details van de cursus getoond, zoals deze vastgelegd zijn in het scherm Cursusaanbod. De gegevens van de cursus zijn hier niet wijzigbaar. |
| Cursus inschrijven: | Via dit scherm kan een groep studenten ingeschreven worden voor 1 cursus aanvangsblok en daarbij aangegeven voor welke werkvormen en/of eerste toetsgelegenheden de student ingeschreven moet worden. |
| Cursus uitschrijven: | Via dit scherm is het mogelijk om reeds ingeschreven studenten uit te schrijven voor de cursus en (daarbij horende) eerste toetsgelegenheid van iedere toets. |
| Cursus uitsluiten: | Op dit scherm kunnen studenten opgenomen worden die uitgesloten zijn van deelname aan deze cursus. De studenten kunnen dan niet ingeschreven worden, niet via OSIRIS-Student, maar ook niet via OSIRIS-backoffice. |
| Cursus wachtlijst: | Als er voor de cursus de mogelijkheid bestaat om in een wachtrij geplaatst te worden bij inschrijving van de student, zijn hier de studenten te zien die in de wachtrij zijn geplaatst. Er kan gefilterd worden op Alle/ Maximum deelnemers/ Voorinschrijving/ Geen onderdeel programma |
| Toets inschrijven: | Hier kunnen per toetsgelegenheid één of meerdere studenten tegelijkertijd worden ingeschreven op een toets. Studenten kunnen zichzelf voor slechts 2 toetsgelegenheden inschrijven (facultair ingesteld. Faculteit kan hier van afwijken). De backoffice kan een student voor meer dan twee gelegenheden inschrijven. |
| Toets uitschrijven: | Hier is het mogelijk om een student of een groep studenten uit te schrijven voor elke gelegenheid van de aangeboden toets(en) |
| Toets uitsluiten: | Hier is het mogelijk om een student of een groep studenten uit te sluiten voor elke gelegenheid van de aangeboden toets(en) |
| Deelnemers werkvorm: | Hier zie je per werkvorm welke studenten daarvoor ingeschreven zijn en in welke werkvormgroep ze zijn ingedeeld. Middels de actie: Hergroeperen kunnen de deelnemers herverdeeld worden over de groepen op basis van gelijkmatig verdelen over de groepen of groepen eerst vullen tot het maximum aantal. |
| Deelnemers toets: | Hier zie je per toets, blok en gelegenheid welke studenten een toetsinschrijving hebben. Middels de actie: Hergroeperen kunnen de deelnemers herverdeeld worden over de groepen op basis van gelijkmatig verdelen over de groepen of groepen eerst vullen tot het maximum aantal. |
| Toetsresultaten: | Hier zie je alle resultaten die op toetsniveau zijn ingevoerd, ook de onvoldoendes, met de detailinformatie. |
| Cursusresultaten: | Hier zie je alle resultaten die op cursusniveau zijn ingevoerd, ook de onvoldoendes, met de detailinformatie. Een ingevoerd cursusresultaat overruled de eventueel ingevulde onderliggende toetsresultaten. Een vrijstelling als resultaat, overruled het cursusresultaat dat wordt berekend op basis van eerder geregistreerde toetsresultaten. |
| Geldende resultaten: | Hier worden de geldende resultaten getoond. Dit is het hoogste ingevoerde resultaat. |
| Vrijgave toetsresultaten: | Via dit scherm kan voor een docent de periode tot wanneer er cijfers voor de geselecteerde toets mogen worden ingevoerd verlengd worden door de mogelijkheid van het invoeren van resultaten voor de docent open te zetten tot een op te geven datum. |
| Vrijgave cursus-resultaten: | Via dit scherm kan voor een docent de periode tot wanneer er cijfers voor de geselecteerde cursus mogen worden ingevoerd verlengd worden door de mogelijkheid van het invoeren van resultaten voor de docent open te zetten tot een op te geven datum. |
Inschrijven voor een cursus en gelegenheden toets
In de tabel met werkvormen worden de werkvormen waarvoor geldt dat de inschrijving automatisch moet plaatsvinden standaard aangevinkt.
In de tabel met toetsgelegenheden wordt de eerste toetsgelegenheid voor iedere toets getoond, de toetsen worden aangevinkt indien de faculteit gebruik maakt
van automatisch inschrijven voor de toets bij werkvorm inschrijving. Zorg ervoor dat de hokjes voor de werkvormen en de toets aangevinkt zijn (default).
Het examendoel moet eveneens ingevuld zijn. (= ‘D’ voorpropedeutische fase, ‘B’ voor de bachelor hoofdfase, etc…; klik op de keuzelijstknop voor de actuele mogelijkheden)
De gebruiker kan een afwijkend examendoel voor de student(en) invullen, Indien dit veld leeg gelaten wordt, zal het examendoel automatisch berekend worden per student en cursus. Hierbij wordt er o.a. gekeken naar de examenprogramma’s waarvoor de student staat ingeschreven en het examendoel wat bij de cursus vastligt.
In de tabel met studenten kunnen de studenten opgenomen worden die ingeschreven moeten worden. Via het vinkje "Vasthouden studenten" kan aangegeven worden dat een eenmaal gemaakte selectie van studenten onthouden moet worden bij het bladeren door de verschillende cursus-aanvangsblokken voor het inschrijven.
In deze tabel is het mogelijk door op het plusteken te klikken studenten individueel toe te voegen door het studentnummer in te geven, ook is het mogelijk om de studenten toe te voegen via de tabel optie "Selecteer groep" via dubbel plus.
Maak een relevante selectie in het zoekvenster. Tip: Je kunt ook voorgedefinieerde groepen gebruiken via [Uitgebreid zoeken].
Selecteer de gewenste studenten en klik vervolgens op de knop [Voeg toe]
De studenten zijn overgenomen op het scherm Cursus Inschrijven.
Tijdens het inschrijven op de cursus (werkvormen en toetsen) is het mogelijk om controles uit te voeren. Per faculteit zijn er controles ingesteld in OSIRIS waarop tijdens een cursusinschrijving wordt gecontroleerd (zoals: is de student overleden?).
Op dit scherm kan je per inschrijving kiezen om een aantal controles wel of niet uit te voeren. Er kunnen zowel controles worden uitgevoerd ten behoeve van het aantal inschrijvingen op de cursus en werkvormen, dit zijn cursusgebonden controles en deze moeten ertoe leiden dat er niet teveel studenten op een cursus worden ingeschreven. Daarnaast zijn er ook controles die op het niveau van de individuele student uitgevoerd kunnen worden, zodat een student zich voor teveel cursussen in een blok inschrijft.
Door op de knop controleer te klikken kunnen bepaalde controles worden gecheckt en/of aan- of uitgezet worden. In deze popup worden de controles weergegeven zoals deze standaard bij de inschrijving voor deze cursus uitgevoerd worden, de gebruiker kan deze controles eventueel uitzetten. De controles worden bij het bladeren door de verschillende cursussen voor iedere cursus opnieuw bepaald, het uitzetten van een controle wordt niet onthouden hierbij.
De volgende controles zijn op dit scherm instelbaar:
- Is het maximum aantal deelnemers per cursus overschreden? (cursusgebonden)
- Is het maximum aantal deelnemers per werkvormgroep overschreden? (cursusgebonden)
- Is er een maximum aantal cursusinschrijvingen per blok (studentgebonden en instelbaar)
- Is er een maximum aantal punten voorcursusinschrijvingen per blok (studentgebonden en instelbaar)
- Is het maximum aantal toetsinschrijvingen per blok overschreden? (studentgebonden)
- Is het maximum aantal punten voor toetsinschrijvingen per blok overschreden? (studentgebonden)
- Is het maximum aantal inschrijvingen voor dezelfde cursus in een collegejaar overschreden? (studentgebonden)
- Is het maximum aantal inschrijvingen voor dezelfde toets in een collegejaar overschreden? (studentgebonden)
- Moet er worden gecontroleerd op de ingangseisen bij het inschrijven?: indien de controle op de ingangseisen achteraf plaats vindt kan dat betekenen dat er studenten uitgeschreven moeten worden.
- Moeten studenten op een wachtlijst worden geplaatst indien het maximum aantal deelnemers van de werkvorm of werkvormgroep is bereikt of indien de cursus geen onderdeel uitmaakt van het vaste programma van de student.
- Moet het mogelijk zijn om bijvakkers op de cursus in te schrijven?: indien deze optie is aangevinkt, worden bijvakkers niet ingeschreven als de cursus niet openstaat voor inschrijving van bijvakkers. Is deze optie niet aangevinkt, dan worden bijvakkers wel ingeschreven, ongeacht het al dan niet openstaat van de cursus voor inschrijving van bijvakkers (zoals aangegeven in de module Cursusaanbod - menu 1.1.01).
Indien er geen controle slag nodig is dan kan ook in één keer de controles worden leeg gemaakt via maak controles leeg.
Via de knop inschrijven wordt de actie gestart om de getoonde studenten in te schrijven voor deze cursus en de aangevinkte werkvormen en toetsgelegenheden. Hierbij worden alle controles voor cursusinschrijving (zoals aangegeven in de popup controles) uitgevoerd. Het resultaat van het inschrijven wordt in een mutatieverslag getoond waarop af te lezen valt welke studenten succesvol zijn ingeschreven en welke niet (indien van toepassing). Indien een student niet is ingeschreven vermeld OSIRIS hier de reden van weigering.
Indien er bijvoorbeeld sprake is van een maximaal aantal deelnemers en deze wordt overschreden, zal er voor deze studenten een melding worden getoond dat zij niet zijn ingeschreven en eventueel op een wachtlijst zijn geplaatst. Desgewenst kan via de button [Afdrukken] een overzicht worden geprint van het mutatieverslag.
Zodra je dit scherm 'Mutatieverslag inschrijven/uitschrijven' sluit (knop [OK]), wordt links onderin het scherm gemeld hoeveel studenten er succesvol zijn ingeschreven.
- Werkvormgroepen worden door de Hanze niet toegepast
Toets-inschrijven (groepsgewijs)
In deze instructie wordt beschreven op welke wijze je een groep studenten tegelijkertijd op meerdere toetsgelegenheden kunt inschrijven. Tevens wordt beschreven op welke wijze je studenten groepsgewijs kunt uitschrijven of uitsluiten voor toetsgelegenheden.
Ga naar menu 2.4.08
Het scherm wordt geopend in de zoekmodus.
Selecteer een cursus waarvoor studenten moeten worden ingeschreven op een of meerdere toetsen.
In dit scherm kan alleen op cursussen worden gezocht met de status 'Definitief' (het cursusaanbod met de status 'Concept' of 'Geconsolideerd' is hier dus niet zichtbaar). Tevens worden alleen cursussen getoond waartoe de faculteit bevoegd is om op in te schrijven.
Middels de menu-items kunnen de cursusgegevens worden geraadpleegd en studenten op de toetsen worden ingeschreven, uitgeschreven of uitgesloten.
Via het menu-item [Toets Inschrijven] is het mogelijk om studenten groepsgewijs in te schrijven op toetsen, zowel de eerste toetsgelegenheid als op een van de herkansingsmogelijkheden.
Om studenten op een of meerdere toetsen in te schrijven voer je onderstaande stappen uit:
- Vink de toets(en) aan waarvoor de studenten ingeschreven moeten worden.
- Vul desgewenst de velden TOETSDATUM en DOCENT.
- Klik op één van de knoppen met de plustekens voor het toevoegen van studenten.
- [Vasthouden studenten] kan worden gebruikt indien dezelfde selectie van studenten ook op andere toetsen ingeschreven dient te worden.
- Bepaal indien gewenst het examendoel in het veld EXAMENDOEL: OSIRIS vult het veld automatisch in op basis van de (definitieve) examenprogramma's waartoe de cursus behoort. Indien een cursus binnen examenprogramma’s van verschillend type valt (Propedeuse, Bachelor, etc.) dan laat OSIRIS het veld leeg. In dat geval dien je zelf een examendoel vast te leggen.
Klik op Inschrijven om de groep studenten tegelijk in te schrijven voor de geselecteerde toetsgelegenheid.
Zodra de studenten zijn ingeschreven volgt er een mutatieverslag of de studenten succesvol zijn ingeschreven. Indien studenten om een reden niet kunnen worden ingeschreven, wordt van deze student de naam inclusief de melding(reden) getoond.
Wanneer eerst op Controles wordt geklikt, volgt een scherm waarin je kunt aangeven of je controles wilt laten uit te voeren. Een aantal controles zijn in de Hanze geen gebruikelijke beperkingen en zullen geen resultaat opleveren: we kennen (vrijwel) nergens maxima bij deelnemers toets, maximum aantal inschrijvingen per blok (periode) of maximum aantal punten per blok.
Er is voor elke school/instituut wel een maximum aantal toetsinschrijvingen per toets per jaar ingericht in OSIRIS. Echter: vanuit de backoffice is het in de meeste gevallen juist de bedoeling om deze beperking te overrulen vanwege een bijzondere omstandigheid. De student krijgt een extra kans, kan dit niet zelf regelen en moet door de backoffice worden ingeschreven op de toets. Het is overbodig om OSIRIS in dat geval te laten controleren op het aantal toetsinschrijvingen.
Er is geen maximum aantal herkansingen per examenonderdeel. De ingangseisen controle kan wel nuttig zijn.